有关ERP实施成功的案例不计其数，而有关ERP实施失败的案例也是枚不胜举的。
那么在实施ERP时做为IT部的CTO，我们应该注意些什么呢？
   我首先自我介绍下我叫周永林，从事IT行业8年之多，对于ERP实施运维也经历过很多，也在不同企业中参与了多个部门的不同角色。对实施ERP有着亲身的经历感受，我把我的想法与积累的经验分享给大家。也希望同行多多指正。
   说实话，要实施主导一个ERP项目成功上线，需要经历至少半年到1年的辛苦岁月，对于成功而言，这些辛苦是必须的，也是必要的，更是必不可少的。影响ERP项目的因素有很多，如公司领导的观念、财务状况、组织架构、管理水平、组织协调能力、数据采集等，其中数据无疑是其中很重要的一项，正所谓，正确的诊断来源于准确的信息，准确的信息基于可靠的数据采集。当我们牢牢地抓住数据这个根基，大处着眼，小处着手的时候，我们距离ERP成功的日子也就越来越近了。
很难想象没有数据的ERP是个什么样子，然尔实际情况又是如何呢，让我们来看一个研究，据有关研究机构表明在那些实施失败的ERP案例中，其中70%的项目都有一个共同的直接原因。那就是数据上出了问题。
   有的是数据还没有准备好，诸多数据不准确、不完整的情况下就仓促上线。
   有的是业务逻辑还没有理顺，出现一数多据的现象，不知道应该相信哪个数据。
   还有的是上线运行后，操作人员未及时更新业务数据导致系统的数据失真……
   虽然数据问题的表现不尽相同，但最终的结果都是一样的，那就是大家忙了数月得到是一个没有数据的ERP系统。
   这确实是一个让人哭笑不得的笑话。
   于是，人们在惊愕、困惑、迷茫后，终于发出了这样的呐喊：不要让数据毁了ERP系统。
数据的重要性
   经验表明，作为管理改造工程的ERP项目，花在系统实现和技术准备上的时间并不多，80%以上的时间是花在贯穿全程的三大任务上，即全程的宣传培训、全程的数据准备和全程的管理变革。这三个全程缺一不可，其中尤其是数据准备的工作量是最大的。
   说到数据在ERP项目的重要性，恐怕没有人会否认。大家最常挂在嘴边上的一句话就是：“三分技术，七分管理，十二分的数据”，以上来表达数据的高度重视。然而数据问题成为ERP项目高失败率的主要原因之一这是不争的实事，又不得不让人反思症结所在到底在哪里？
为什么数据是一个大问题
   很多企业在没有上信息化之前使用的手工方式进行作业管理，手工方式下的数据，更多的是以部门为单位进行管理的，部门之间用单据进行业务数据流转的，部门内用台账进行数据记账，月底通过对账保持部门内和部门之间数据一致。这种延用了几十年的管理方式，与利用信息化进行数据管理的思想和实现手段有很大差距。
   手工数据的特点：分散、口径不一、冗余、不规范。这样一来，同一数据在同一时间点上，会在不同部门以不尽相同的描述和内容表现出来，在时间和空间上也不一致的。
   这显然与ERP所追求的同一数据在系统中保持惟一性、共享性的理念有很大的差别。再加上由于历史的原因，企业往往要在上ERP的同时清产核资工作，这无形中加重了ERP数据准备的难度。
如何进行数据准备？
   数据准备是一项庞大的且很繁琐的工作，所以越早越好，并且应该贯穿ERP项目实施的全部过程。那么一个ERP项目应该如何从一团乱麻中理出头绪，在ERP系统上线前后分步地准备好数据呢？为了说明这个问题，我现讲一个成功的推进数据准备的案例吧。
   老李是某某生产集团的信息部的负责人，在公司的多个业务和管理岗位上供过职，对公司上上下下的情况都很熟悉，也算是个元老级的人物了。
   公司的ERP项目刚启动，他就隐约感到数据是一个大问题，因为企业几十年下来沉淀下为的数据量巨大，且有很多不全，不准，不一致的现象，要想在上线之前将这些情况搞清楚，就必须尽早下手。
   于是他在咨询公司的帮助下，制定了一个详细的准备计划方案。为了顺利尽早推近ERP成功运行上线，他专门成立了数据准备工作组，与ERP项目实施并行开展工作。按照方案，他分三步走：
   首先是让各业务部门先盘点统计遍，摸清家底，花了大半个月。
   之后是对收集上来的数据分类整理，制定统一的编码规则，这又花了两个月的时间，到这一步基础数据也就基本搞定了。
   第三步是下发编码规则，并要求业务部门按新编码规则重新整理现有的数据，并在上线之前的一个月内实物盘点，在上线前拿出期初数据。
   经过一番周密的安排和大量的工作，数据准备终于和项目实施同步完成，并且数据的质量是有保证的。系统根据这有保证的数据运行的结果，也是给出了满意的决策依据。
   从这个成功的ERP项目实施准备数据案例中，我们可以看出数据准备的步骤及规律了吧。

第一步 要搞清有哪里数据是需要准备的
   我们可以简单地将ERP实施所要的数据分为两类，也即静态数据和动态数据。也可以说是基础数据和事务数据。
静态数据是指开展业务活动所需要的基础数据（如物料基本信息、客户、供应商数据、财务的科目体系、公司的组织架构等），静态数据的特点是它在整个数据的生命周期中基本保持不变，同时它是动态数据的基础，公司所有业务人员通过调用静态数据来保持同一数据在整个系统中的惟一性。
   动态数据是指每笔业务发生时产生的事务处理信息。例如销售订单，采购订单，生成计划等。动态数据按照时点来分，又可以分为期初数据和日常数据。其中上线时点的数据对ERP上线前的数据准备尤其重要，它代表系统在期初上线之样的时间点上，公司动态数据的当前状态，我们称其为期初数据（或初始数据）。期初数据既包括上线时点的所有物料库存的数量、金额，财务科目的余额，也包括那些未完结的业务单据，象未交货的销售订单、未付款的采购订单等。
不论是静态数据还是动态数据，在ERP系统中都必须是惟一的，为了保证数据的惟一性，就是要给这些数据编码。所以，在进行两大数据准备之前，另一项更基础的工作必须先完成，那就是编码规则。
   我们可以将数据的分类和数据准备的先后次序列表如下，并对每项数据设计一个收集表，下发到各部门，摸底调查。
在所有的数据中，物料数据是数量最多，分布最广的。这里所指的物料包含范围比较广，既包括原材料、半成品、产成品，也包括设备、固定资产等。物料分类则是根据物料分为 产品、外购配件/部件、内部配件/部件、治具、量具及其它工装等。所以要把工作放在物料数据的准备上。
第二步 制定编码规划和完成基础数据收集
   在明确有哪些数据要准备后，就可以着手编码了，实际上数据准备工作中最难的就是制定编码规则，这也是最占用时间的工作，一个考虑周全的编码体系需要跨部门反复讨论。不同的数据可能有不同的编码结构，但是必须遵循共同的编码原则：
   惟一性：必须保证一物一码，一码对应一物。
   实用性：编码体系应当符合企业的业务特点和管理需要，既要考虑企业发展对编码的需求，也要考虑如编码的颗粒度（过细的编码不实用，过粗的编码不管用）。
   统一性编码结构：编码是由一个或者若干不同分类角度的分类代码构成，任何对象在其整个生命周期内标识保持不变，所有分类码具有相同的编码结果。分类码各段之间可以具有隶属关系，构成树状结构。
   标准化：编码应提高标准化程度，充分地与外部行业标准接轨。
   便于ERP系统处理:使用字母或数字或数字字母组合，尽量不要使用特殊字符做编码。
   易用性:编码应尽可能做到好记易用。不要把相似的字母和数字组合在一起使用。
   编码规则不仅是一个技术性的问题，它也是整个ERP实施小组的事情，牵涉甚广，一般是由跨部门小组参与数据编码工作。当完成编码规则后，就是要依据编码规则逐条确定静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理工作。
第三步 期初数据准备和系统上线
   有了基础数据，就有了ERP运行的基础。但是ERP上线后，系统里的数据是不是能反映实际情况，就要看期初数据能否按时准确无误的录入ERP系统中了。
   由于期初数据反映的是上线那个时间点的数据，因此过早准备是没有意义的，这些事务处理数据都是动态的，每天都在变化。因此完成期初的数据准备需要更精密的时间表，通常会这样安排计划：
根据ERP项目实施进度，确认上线时间，并进行项目管控。
在上线之前一个月内进行全面的库存盘点，并在财务上进行盘盈盘亏处理，盘点时使用新的编编码。
要求各业务部门在上线之前尽可能处理完未结清的订单和应付应收的单据。以减少手工和系统切换难度，同时也降低日后对账的工作量。
   在上线之前两周，集中人力将静态数据导入或者录入系统中。
   在上线时点将库存期初、科目余额和未结单据录入系统。可视数据量的多少适当地提前或滞后录入，但必须要保持系统中的数据与实情情况真实一致。
   在上线后的一个月内，通过核对手工账和实际，检查系统数据是否准确，并查出差异所在，进行调整。
谈到对账方面，这里我多说两句。由于ERP的系统不是简单地实现模拟手工作业，因此在系统上线前后，业务处理方式可能不同，会有一些数据对不上的。对不上的原因除了确实账实不符，账账不符外，前后统计和管理的口径不一致也是导致数据根本对不上的一个重要原因，毕竟数据标准都不一样了。比如为了核算准备而增加的过渡科目会导致另上些科目余额不一致，虽然这并不影响最终的财务报表。
   在处理这类数据的时候，要人理解系统的逻辑关系出发，寻求数据的平衡，懂得哪些数据应该删除，哪些数据应该合并，哪些数据应该完善，懂得如何取舍是上上的功夫。

数据生命周期管理
   至此，整个ERP项目上线的数据准备可以宣告完成。但是作为一个完整的系统而言，上线还只是ERP应用的开始。相比前期的痛苦，上线后保持数据的“纯洁”更显得尤其重要。所谓“打天下难，守天下更难。” 在数据从产生到消亡的整个生命周期中，保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间，还要做到以下几点：
   立专门的编码维护部门，根据编码规则添加新的编码。
   上线后，需要对部分业务流程和操作规程调整，以适应系统内的数据流转。
   应用管理员及时处理系统中的异常数据。
   定期对数据备份，确保数据完整，在出现数据灾难时可以恢复一个最近的数据点，最大限度地减少损失。
   清理垃圾数据和已经失效的数据。
   根据业务和管理的重要需要，增加新的数据项或者更改原数据定义等。

保证数据质量的方法
   数据质量是数据的生命，因为错误的数据没有任何现实的意义，反而是系统无法上线或者掉线的导火索。保证数据质量是时时刻刻要做的事情。在这方面，经验更显得宝贵，不过我们还是可以探询出一些成型的方法：
   在上线前数据收集时，要事生做好下发表格。如果数据量较少，可以用EXCel模板做表格，并锁定不允许修改的部分，以利于汇总、排列。如果数据量比较大，最好另编写一个小程序，以自动控制重复的数据，同时便于同步检查。
   在上线时，先通过管理措施减少期初数据量，再对每一条期初数据都要力保准确。要尽早对账，因为越晚对账，数据的差异越大，越难对上。
   在上线后，要从管理上严格要求业务处理与数据录入同步进行，不能积压单据一次性录入。
   做好以上几点，可以控制住数据的质量，但是不管如何努力，数据都不可能百分之百的准确。我们所谈的数据准确是指数据的错误率控制在可以接受的范围之内，并逐步求精。企业要有一套高效的管理制度保证及时发现并处理数据差异。在ERP实施期间，企业要为数据的损失做好“买单”的准备，有时重复工作是不可能避免的，也可能会因为处理账实不符而需要财务费用。短期的对不上账，只要是在控制范围内，就是可以接受的。
   俗话说“一段浊水，一段清水”，也就是说我们只要坚持严格的管理制度和定期核查，数据质量就会提高。
其实咨询公司有一套数据质量的评估方法，在系统运行一段时间后做数据评估是提高数据质量必不可少的工作，实际上不少企业通过数据评估，也可以认识到之前公司管理制度上存在的漏洞，经过几番调整企业的ERP的效益就体现出来了。

总结
   影响一个ERP项目的因素有很多，数据无疑是其中很重要的一项，正所谓“正确的诊断源于准确的信息，准确的信息基于可以的数据采集”，当我们只要抓住数据这个根基，大处着眼，小处理着手的时候，我们距离ERP成功的日子就不会太远。